สำนักงานสภานโยบายการอุดมศึกษา วิทยาศาสตร์ วิจัยและนวัตกรรมแห่งชาติ (สอวช.) นำโดย นางสาวรติมา เอื้อธรรมาภิมุข รองผู้อำนวยการ สอวช. ร่วมงานเสวนาแลกเปลี่ยนประสบการณ์ “Open source ERP สำหรับหน่วยงานรัฐ NSTDA eGOV” ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งในงานประชุมวิชาการประจำปี 2567 ของ สำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ (สวทช.) (NSTDA Annual Conference: NAC2024) ภายใต้หัวข้อ “สานพลัง สร้างงานวิจัย พลิกโฉมเศรษฐกิจและสังคมไทยด้วย BCG Implementation” (Co-Creating R&D Values to Foster Thai เมื่อวันที่ 28 มีนาคม 2567 จัดขึ้น ณ อุทยานวิทยาศาสตร์ประเทศไทย จังหวัดปทุมธานี
นางสาวรติมา กล่าวว่า สอวช. ได้รับแรงบันดาลใจในการใช้งานระบบ Open source ตั้งแต่เริ่มก่อตั้งสำนักงานคณะกรรมการนโยบายวิทยาศาสตร์ เทคโนโลยี และนวัตกรรมแห่งชาติ (สวทน.) ในปี พ.ศ. 2552 โดยขณะนั้น เป็น Open source ERP ที่เน้นระบบการเงินบัญชี ก่อนจะได้มีโอกาสเรียนรู้ Open source ERP ที่ใหญ่ขึ้นครอบคลุมทุกฟังก์ชันงานจาก สวทช. อีกครั้ง โดยหลังจากที่ได้เรียนรู้เกี่ยวกับการใช้ระบบเหล่านี้ พบว่าสิ่งสำคัญที่สุดไม่ใช่การปรับเปลี่ยนเรื่องเทคโนโลยี แต่เป็นเรื่องของคน โดยเฉพาะการที่จะเปลี่ยนผ่านไปสู่การเป็นองค์กรดิจิทัล ต้องคำนึงถึงการสร้างคนและสร้างองค์กรให้มีสมรรถนะสูง สอวช. จึงให้ความสำคัญกับการพัฒนาคนก่อนที่จะมาสู่การพัฒนาระบบ และมีรูปแบบการพัฒนาคนตั้งแต่ระดับบุคคล (individual) การสร้างทีม การสร้างผู้นำ ไปสู่ระดับองค์กร (organization) เพื่อให้คนในองค์กรตระหนักถึงหน้าที่ในการพัฒนาประเทศต่อไป ทั้งนี้ คณะผู้บริหารก็เป็นอีกแรงขับเคลื่อนหลักในการพัฒนาบุคลากรและทีมงาน และให้ความสำคัญระบบสนับสนุนการปฏิบัติงานของสำนักงานได้ ซึ่งเป็นรากฐานที่สำคัญของการทำงานที่ทำให้เกิดความมีธรรมาภิบาล โปร่งใส ถูกต้อง และความมั่นคงปลอดภัย รวมทั้ง ผู้บริหารต้องเป็นต้นแบบของการเปลี่ยนแปลง พร้อมที่จะเป็นตัวอย่างที่ดีใจการทำงานผ่านระบบดิจิทัล ปัจจุบันพนักงานสายสนับสนุนที่ไม่ใช่สายไอที มี Competency ด้านการพัฒนาระบบ (System Development) และผู้บริหารทุกคนทำงานผ่านระบบดิจิทัลของ สอวช.
“ระบบ Open source ERP ที่ สอวช. ใช้อยู่ในปัจจุบันมีชื่อว่า “Alldo” เริ่มใช้งานมาตั้งแต่วันที่ 1 ตุลาคม 2565 เป็นระบบสารสนเทศที่พัฒนาขึ้นมาเพื่อรองรับการบริหารจัดการงบประมาณ พัสดุ การเงิน บัญชี และการบริหารโครงการความร่วมมือ ให้มีการเชื่อมโยงข้อมูลแต่ละส่วนงานและสามารถนำข้อมูลไปใช้งานต่อได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยผลจากการใช้งานระบบ ทำให้ฝ่ายบริหารการเงินและบัญชีที่เคยต้องเก็บข้อมูลเอกสารรูปแบบกระดาษในแฟ้มขนาด 3 นิ้ว จำนวน 100 แฟ้มต่อปี ปัจจุบันเหลือเพียง แฟ้มขนาด 1 นิ้ว 1 แฟ้มเท่านั้น และยังสามารถลดอัตรากำลังของเจ้าหน้าที่การเงินและบัญชี ได้ถึงร้อยละ 25 ในขณะที่จำนวนบุคลากรที่เจ้าหน้าที่การเงินและบัญชีต้องอำนวยความสะดวกให้เพิ่มขึ้นจากเดิม 1 เท่าตัว ถือว่าเป็นเรื่องที่ประสบความสำเร็จแบบจับต้องได้” รองผู้อำนวยการ สอวช. กล่าว
นางสาวรติมา ยังได้กล่าวถึงกระบวนการพัฒนาระบบ Open source ERP ที่พนักงานใน สอวช. ได้มีส่วนร่วมในการให้ Requirement ว่า สอวช. ไม่ใช่แค่คนให้ Requirement แต่ พนักงาน สอวช. ได้เข้าไปร่วมในการปรับกระบวนการทำงานก่อน เพราะกระบวนการทำงานเป็นขั้นตอนหนึ่งที่มีความสำคัญที่จะส่งผลต่อประสิทธิภาพของระบบการทำงาน นอกจากนี้ สอวช. ยังให้ตัวแทนจากแต่ละฝ่ายงานเข้ามาร่วมพูดคุยและให้ความเห็น เพื่อให้ สอวช. สามารถสร้างระบบที่จะตอบโจทย์การดำเนินงานส่วนต่าง ๆ ได้อย่างมีมาตรฐาน สะดวกสบาย ง่ายต่อการทำงาน และรวดเร็วยิ่งขึ้น ซึ่งนอกจากระบบ Alldo แล้ว สอวช. ยังได้นำระบบ Open source อื่น ๆ มาใช้ในการพัฒนาระบบในสำนักงานด้วยเช่นกัน อาทิ ระบบสวัสดิการ ระบบการประเมินผลการปฏิบัติงาน ระบบบริหารจัดการเอกสารฯลฯ
นอกจากนี้ ภายในงาน สอวช. ยังได้ร่วมจัดนิทรรศการนำเสนอข้อมูลเกี่ยวกับระบบ Alldo เพื่อเป็นแนวทางการพัฒนาและใช้งานระบบให้กับผู้ที่สนใจด้วย
